Wsparcie w zakresie cyfryzacji i doposażenia w nowoczesny sprzęt IT sektora edukacji to jeden z głównych celów w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Przykładem, jak kompleksowe operacyjnie i logistycznie może być takie zadanie, była realizacja, za którą odpowiadała firma KOMSA Poland. Przejęła ona pełną odpowiedzialność za konfigurację i dostawę 10 000 Chromebooków do 1214 placówek oświatowych, zamykając cały projekt w terminie skróconym z 40 do mniej niż 20 dni.
Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) to program finansowany ze środków Unii Europejskiej, którego jednym z filarów jest transformacja cyfrowa państw członkowskich. W Polsce istotnym elementem tej strategii jest modernizacja infrastruktury edukacyjnej poprzez dostarczanie szkołom sprzętu wspierającego rozwój kompetencji cyfrowych uczniów i nauczycieli.
Mission possible. Skala i wymagania projektu
W praktyce oznacza to nie tylko zakup laptopów przeglądarkowych (Chromebooków), ale również konieczność spełnienia precyzyjnych wymogów formalnych i wizualnych KPO. W projektach finansowanych ze środków publicznych UE kluczowa jest bowiem transparentność i pełna kontrola nad procesem.
W przypadku projektu realizowanego przez KOMSA Poland skala operacji wykraczała poza standardową dystrybucję i obejmowała:
- 10 000 Chromebooków;
- 1 214 instytucji edukacyjnych w 7 subregionach Polski;
- ok. 20 000 operacji konfiguracyjnych;
- zróżnicowane wolumeny dostaw – od 3 do 30 urządzeń na lokalizację.
Odpowiedzialność za proces
Ponieważ instytucje publiczne są wymagającym odbiorcą zarówno pod względem organizacyjnym, jak i dokumentacyjnym, model działania musiał być skalowalny, ale jednocześnie pozwalający na indywidualne podejście do każdej placówki.
– W tak dużych realizacjach partnerzy oczekują czegoś więcej niż dostawy. Oczekują pełnego wsparcia operacyjnego. Przy 1214 lokalizacjach i zróżnicowanych wolumenach nie ma miejsca na błędy ani niedomówienia. Naszym zadaniem było przejęcie odpowiedzialności za koordynację współpracy z producentem sprzętu (vendorem) oraz końcowymi beneficjentami i zapewnienie pełnej kontroli nad procesem – mówi Mariola Ciszewska-Brauła, Lead of Reseller Account Management w KOMSA Poland i dodaje: – Inicjatywy zakupowe realizowane w ramach środków publicznych wymagają transparentności, przewidywalności i stałej komunikacji. W tym projekcie odpowiadaliśmy nie tylko za sprzęt, ale za całą architekturę operacyjną – od przygotowania, przez egzekucję, po finalne rozliczenie. To właśnie jest rola dystrybutora z wartością dodaną (VAD)w projektach tej skali.
Zasoby i przygotowanie operacyjne
Realizacja wspomnianego projektu wymagała od KOMSA Poland elastyczności i stworzenia osobnej struktury operacyjnej, obejmującej zarówno konfigurację urządzeń, jak i koordynację transportu oraz obsługę komunikacyjną.
– Chromebooki marki Acer są rozwiązaniem bardzo dobrze dopasowanym do środowiska edukacyjnego. Są lekkie, bezpieczne i łatwe w zarządzaniu. Jednak przy projekcie obejmującym 10 000 urządzeń kluczowe było nie tylko portfolio dopasowane do wymagań programu, ale odpowiednie przygotowanie zaplecza operacyjnego – mówi Magdalena Wojtyczka, Product Sales Manager, i dodaje: – Aby wszystko poszło sprawnie, powołaliśmy dedykowane zespoły projektowe: Call Center odpowiedzialne za kontakt z placówkami, zespół konfiguracji i kompletacji zamówień, a także zespół koordynacji transportu. Dodatkowo wprowadziliśmy system monitoringu wysyłek. Każda dostawa była śledzona, a wszelkie odstępstwa czy sytuacje niestandardowe rozwiązywane na bieżąco. Taka organizacja napiętego harmonogramu.
Jak przekonuje mangerka, to właśnie połączenie odpowiedniego produktu i operacyjnej precyzji pozwoliło zrealizować projekt bez utraty jakości i przy zachowaniu 100% zgodności z KPO.
Logistyka pod presją czasu
Najbardziej wymagającym elementem projektu, jak podkreślają przedstawicielki dystrybutora, była jednak sama egzekucja logistyczna. Dodatkowo, jej realizacja przypadła na grudniowy szczyt operacyjny w branży, pomiędzy Black Friday a okresem przedświątecznym.
– Zakres prac wykraczał daleko poza standardową dystrybucję. Każde urządzenie zostało przygotowane indywidualnie: od rozpakowania, oznakowania zgodnie z wytycznymi KPO dotyczącymi identyfikacji wizualnej, po ponowne spakowanie i zabezpieczenie. Kluczowym etapem było regionalne przygotowanie ładunków, które wymagało błyskawicznego wystawienia setek dokumentów WZ, dodatkowej dokumentacji określonej w KPO, list numerów seryjnych dla każdej placówki. Przygotowano łącznie około 2500 przesyłek, z czego 95% stanowiły przesyłki paczkowe, a pozostała część była paletyzowana – wyjaśnia Wioletta Łaniewska, Head of Logistics w KOMSA Poland i zwraca uwagę na kolejny istotny aspekt: – Realizacja dostaw wymagała bezpośredniego telefonicznego kontaktu z placówką w celu ustalenia dokładnego terminu dostawy, wniesienia sprzętu do pomieszczenia ściśle wskazanego przez przedstawiciela organu prowadzącego, rozpakowania urządzeń z opakowań zbiorczych, odbioru opakowań, podpisania protokołów ilościowych i jakościowych. Były to działania całkowicie wykraczające poza standard usług kurierskich, dlatego też projekt wymagał realizacji dostaw transportem dedykowanym. Był to intensywny proces realizowany w warunkach skróconego harmonogramu i grudniowego szczytu sezonu logistycznego, ale dzięki zaangażowaniu zespołu dowieźliśmy cały projekt na najwyższym poziomie.
Co istotne, aby zapewnić płynność operacji, powołano dedykowane zespoły obsługi projektu: kompletacji zleceń, współpracy ze spedytorami oraz monitoringu przesyłek. Pierwotnie czas jego realizacji wynosił 40 dni. Ostatecznie, dzięki ścisłej współpracy wszystkich działów w strukturze dystrybutora, termin został skrócony do mniej niż 20 dni. Kluczowe dla sukcesu było precyzyjne planowanie, synchronizacja konfiguracji i transportu oraz bieżące monitorowanie każdego etapu dostawy.
Rola VAD w projektach publicznych
Jak pokazuje ten przykład, rola doświadczonego dystrybutora w projektach finansowanych ze środków publicznych ma kluczowe znaczenie. Realizacja zakończyła się bez odstępstw proceduralnych, z pełną kontrolą dokumentacyjną oraz 100% zgodnością z wymogami KPO. To istotne, ponieważ w tego typu zamówieniach to właśnie rygor formalny i operacyjny stanowi jeden z najważniejszych wskaźników jakości.
KOMSA Poland Hemani Ventures Group to kluczowy partner handlowy i serwisowy w branży technologii telekomunikacyjnych i informatycznych. Od ponad 30 lat z sukcesem działamy na rynku europejskim, w tym na polskim. Nasze centrum logistyczne we Wrocławiu, otwarte w 1999 roku, jest strategicznym punktem dystrybucyjnym dla całej Europy. Niedawno zintegrowaliśmy nasze siły z Grupą Hemani Ventures Group, tworząc wiodący sojusz dystrybucyjny, obejmujący kluczowe marki telekomunikacyjne i IT w Europie. Nasza wspólna sieć generuje ponad 1.5 miliardów euro przychodów rocznie i zatrudnia ponad 1200 pracowników. Nasze lokalizacje obejmują aż trzy kraje w Europie. Specjalizujemy się w zaawansowanej dystrybucji z wartością dodaną (VAD), oferując naszym partnerom biznesowym pełne wsparcie na każdym etapie procesu handlowego. Dzięki naszym zaawansowanym rozwiązaniom dystrybucyjnym pomagamy firmom w rozwijaniu ich działalności, dostarczając produkty na czas i zgodnie z potrzebami klienta.
